E o que são competências? São um conjunto de comportamentos expressos por um indivíduo, e que resultam do seu conhecimento teórico, do seu conhecimento específico, do seu comportamento e das suas atitudes. Assim, para poder gerir competências deve ser possível observá-las através de comportamentos, avaliá-las de acordo com padrões quantificáveis, e desenvolvê-las através de processos de aprendizagem.

Mas para que precisamos de gerir competências? A gestão de competências permite às organizações analisar de forma rápida os pontos fortes e os pontos fracos da sua força de trabalho, e assim podem planear o futuro, alinhando a estratégia do seu negócio com as competências necessárias ao seu desenvolvimento e operacionalização, identificando as competências existentes e as necessárias, bem como priorizando as áreas de desenvolvimento de competências de maior relevo face aos objectivos do negócio.

Os principais benefícios destes sistemas consistem na melhoria da motivação pessoal dos colaboradores, na aceleração do desenvolvimento das competências com menores investimentos, na adequação dos colaboradores às funções (a pessoa certa, no lugar certo) e, consequentemente, no aumento da satisfação dos clientes. Para que estes sistemas sejam verdadeiramente úteis, devem ser baseados num ciclo de desenvolvimento contínuo das competências dos indivíduos e das organizações. Este ciclo é normalmente suportado em quatro fases: definição, diagnóstico, desenvolvimento, monitorização.

Basicamente estas fases consistem em:

• Definição (ou mapeamento). Identificar as competências necessárias para garantir à empresa uma vantagem competitiva, e os níveis de proficiência necessários para cada perfil funcional.
• Diagnóstico. Identificar e analisar os níveis de proficiência de cada colaborador e definir os desvios face às competências necessárias para o desempenho da função.
• Desenvolvimento. Planear os caminhos de aprendizagem (planos de desenvolvimento de competências através de eventos formativos) para aumentar os níveis de proficiência das competências deficitárias (diagnóstico), face às competências relevantes (definição).
• Monitorização. Verificar continuamente os efeitos produzidos pelo processo de desenvolvimento e reiniciar o ciclo de gestão de competências.

O número e natureza das competências a gerir não é universal, estando dependente do contexto e tipologia das funções envolvidas, de acordo com o segmento de mercado de actuação. Genericamente, as competências podem ser agregadas em:

• Solução de problemas. Competências necessárias para perceber ou resolver problemas e identificar soluções.
• Operacionais ou de gestão. Competências técnicas necessárias para atingir os resultados esperados na função (competências teóricas e especializadas).
• Relacionais e comportamentais. Competências necessárias para gerir situações relacionais e de crescimento pessoal.

No que respeita à aplicação do modelo, e de forma resumida, tipicamente as organizações seguem as seguintes práticas:

• Definição. O modelo pode ser aplicado começando por definir um ou mais descritivos funcionais, não sendo necessário que o mesmo seja aplicado a toda a organização. O ponto de partida destes processos é em muitos casos resultado de reestruturações organizacionais, ou da necessidade de reorientação da empresa face aos requisitos do mercado ou da satisfação dos clientes. Um bom ponto de partida é a definição das competências das pessoas que demonstram melhores resultados face às expectativas.

• Diagnóstico (avaliação). A fase de diagnóstico é normalmente conduzida pelo superior hierárquico directo, através da aplicação de entrevistas, onde se confrontam resultados de uma avaliação directa (da chefia) com uma auto-avaliação e, se necessário, com os resultados da aplicação de testes de avaliação (podem ainda ser aplicados inquéritos ou avaliações por parte de colaboradores que desempenham a mesma função, etc.).

• Desenvolvimento. Nas organizações, em geral, esta é normalmente uma das fases mais deficitárias, sendo aplicadas ferramentas de desenvolvimento e metodologias ultrapassadas, e que levam a atrasos consideráveis na obtenção de resultados.

• Monitorização. A aplicação desta fase é normalmente conduzida através de momentos periódicos de avaliação, resultando da análise da eficiência (objectivos atingidos), da eficácia (conhecimento adquirido) e da satisfação (face à aprendizagem).

A utilização de plataformas informáticas de gestão de competências, como a plataforma eXact Skills, permite automatizar a realização destas actividades, com inúmeros ganhos de produtividade. Esquematicamente, a solução eXact Skills, suporta os seguintes fluxos do processo de Gestão de Competências:

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O Exact Skills permite, entre outras, as seguintes funcionalidades:

a) Definição de competências

• Criação ou importação de um catálogo de competências, suportando o standard IMS RDCEO (Reusable Definition of Competency or Educational Objective) e com HR-XML;
• Classificação de acordo com mapas de conteúdos (classificação através de metadados e taxonomias);
• Agregação de competências em actividades;
• ...

b) Definição de descritivos funcionais

• Associação de competências e actividades a descritivos funcionais;
• Definição de importância (obrigatória/opcional) e nível de proficiência necessário para cada competência do descritivo funcional;
• Definição de conjuntos de avaliações a realizar pelo colaborador para cada competência do seu descritivo funcional;
• Definição dos testes e recursos formativos disponíveis para avaliar ou desenvolver os níveis de proficiência requeridos para cada competência do seu descritivo funcional;
• Mecanismos automáticos de associação de conteúdos a competências;
• ...

c) Diagnóstico

• Associação de chefias (ou responsáveis pela avaliação) e colaboradores a descritivos funcionais;
• Realização de avaliações de níveis de proficiência por competência de descritivo funcional;
• Avaliações de chefia, auto-avaliação, ou outros testes de avaliação;
• Análise de desvios entre os níveis de proficiência atingidos e os níveis pretendidos/exigidos;
• ...

d) Desenvolvimento

• Disponibilização automática de conteúdos de aprendizagem, em ambiente eLearning;
• Possibilidade de utilização de metodologias e ferramentas inovadoras de suporte à aprendizagem;
• Planos de formação e conteúdos personalizados de acordo com o perfil do utilizador;
• ...

e) Monitorização

• Mecanismos de reavaliação e histórico de resultados;
• Monitorização contínua dos resultados actuais e dos níveis pretendidos;
• ...

f) Costumização

• Tipos de avaliações utilizadas para medir os níveis de proficiência;
• Pesos utilizados para calcular a média das diversas avaliações realizadas;
• Número e descrição das medidas utilizadas para avaliação dos níveis de proficiência;
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g) Integração

• Possibilidade de funcionamento integrado com o eXact Siter (LMS - Learning Management System) e com eXact Portfolio (ePortfolios - porfólios electrónicos);
• ...

Pedro Geraldes, responsável pela unidade estratégica de negócio e-Learning da Sinfic.