Uma vantagem dessas soluções será a integração da informação que é gerada. A integração com as ferramentas da Internet é outro requisito incontornável. Desta forma, os clientes e todas as partes envolvidas no fluxo dos itens poderão saber a qualquer momento onde se encontra cada item, quando foi recolhido e entregue, quem o recebeu, ou as razões porque não foi entregue (no caso de não ter sido entregue). Ou seja, os itens podem ser acompanhados desde a sua origem até ao destino final. Os extravios dos itens são assim eliminados ou facilmente identificados para se tomarem as devidas acções correctivas dos problemas.

Existem vários factores críticos para o sucesso de uma solução de track and trace. Deixamos aqui 10. No entanto, tudo se poderia resumir a meia dúzia de palavras chave. Uma solução de track and trace precisa de ser fiável, segura, baseada em standards, flexível, fácil de utilizar e, já agora, com provas dadas no mercado.

1. Verificação de grandes volumes de itens. Um sistema de track and trace deverá ter capacidade para lidar com grandes volumes de itens identificados de forma única. Os centros de distribuição não podem dar-se ao luxo de atrasar as entregas porque não conseguem dar vazão à quantidade dos itens que têm para tratar.

2. Tecnologia que reflicta os processos de negócio. A automatização do processo de verificação e a simplificação desse mesmo processo é outro aspecto crítico para a actividade de verificação de itens identificados de forma inequívoca. Desta forma, uma solução de track and trace precisa de ser intuitiva, fácil de utilizar e capaz de se adaptar e reforçar a lógica de negócio. A validação assegura que os processos chave são seguidos para identificar as anomalias e reduzir os erros.

3. Disponibilidade e integridade dos dados. Uma das principais vantagens de uma solução de track and trace é fornecer informação de acompanhamento dos itens a cada momento. Esta informação é de importância vital, quer para a gestão da parte dos fornecedores, quer para o cliente. Por exemplo, a facturação dos serviços/produtos pode depender muito desta informação em termos de timing. Consequentemente, uma solução desta natureza tem que dar resposta a esta necessidade.

Deste requisito decorre a necessidade de uma solução de track and trace adoptar standards abertos, a fim de se integrar facilmente com sistemas de back-end e com os meios da Internet (para um fácil acesso à informação por todas as partes incluídas no fluxo dos itens). Em caso de falha do hardware ou de outro elemento do sistema, a solução deverá garantir que não são perdidos dados. A tolerância a falhas e a transferência de dados para as bases de dados mais utilizadas no mercado são factores importantes para o sucesso de uma solução de track and trace, uma vez que garante a satisfação dos clientes.

4. Integração com serviços existentes. Como um sistema de track and trace recebe dados de outros sistemas e alimenta outros sistemas, precisa de garantir interfaces com os mais utilizados, nomeadamente sistemas financeiros, soluções de CRM (Customer Relationship Management), ou outros sistemas de track and trace de terceiros. Também está aqui incluída a integração com a Internet, através da utilização de standards como o XML (eXtensible Markup Language), FTP (File Transfer Protocol), HTTP (HyperText Transfer Protocol), e SOAP (Simple Object Access Protocol).

5. Interface gráfica e standard com o utilizador. Uma interface standard e gráfica com o utilizador tem a vantagem de apresentar as funções necessárias num formato consistente que simplifica o processo de utilização. Este aspecto minimiza a formação dos novos utilizadores e aumenta o desempenho dos operadores.

6. Portabilidade. Um dos aspectos essenciais das soluções de track and trace é a portabilidade. Desta forma, uma solução deste género deve permitir a utilização de vários equipamentos móveis existentes no mercado e, de preferência, com os principais sistemas operativos do mercado.

7. Escalabilidade. A capacidade de adaptação ao negócio, de acordo com a evolução deste, é um requisito de qualquer solução tecnológica, incluindo as soluções de track and trace. Só assim será possível responder às necessidades dos clientes de forma rápida e de acordo com as necessidades específicas de cada caso.

8. Administração. Os administradores de uma solução de track and trace precisam de definir a organização, os produtos, os serviços, e a distribuição. As restrições de acesso a determinados tipos de informação é outra componente habitual e normalmente necessária. Consequentemente, estas soluções precisam de satisfazer estas necessidades de administração.

9. Análise da informação e estatísticas. A informação só faz sentido quando acrescenta valor. Parte desse valor está na capacidade de procurar informação para dar resposta a necessidades concretas. Por exemplo, pode-se querer obter informação de acordo com critérios como datas, locais, tipos de produtos, empregados, percursos, etc. Estas buscas de informação (ou queries) devem ser possíveis. De igual modo, a disponibilização de estatísticas é importante para facilitar as análises. Tudo isto deve ter seguimento com as facilidades de elaboração de relatórios.

10. Visão global. Mais do que o simples acompanhamento dos itens, uma solução de track and trace deverá considerar todo o ciclo de vida dos produtos, uma vez que as organizações precisam frequentemente de uma solução completa de business-to-business para a partilha de informação de envio e de acompanhamento com terceiros, nomeadamente fornecedores, ou reguladores. Mais uma vez, a integração com outros sistemas é muito importante, sobretudo com sistemas de gestão de cadeias de fornecimento, sistemas de produção e sistemas de logística.

Baseado em informação comercial da solução RiposteTrack.