O Contexto

A instituição a que se refere este caso reúne uma equipa de profissionais altamente motivados e qualificados, garantindo os mais avançados cuidados de saúde na área em que actua. Os serviços da instituição são procurados pelo mundo inteiro e incluem a prestação de serviços a pacientes e a parceiros do mesmo sector. No caso dos parceiros, são prestados serviços de formação a profissionais de saúde.

A instituição aposta sistematicamente em novas tecnologias, investigação e inovação técnica. Os resultados alcançados na área em que actua devem-se a factores como a implementação de novas práticas/metodologias e novas técnicas cirúrgicas e laboratoriais.

A Necessidade

Um dos factores determinantes para o desenvolvimento deste projecto de conteúdos/formação foi a ideia de internacionalização, na medida em que existiam profissionais de diversas nacionalidades que tinham de se deslocar a Portugal com alguma frequência para assistirem a acções de formação na introdução de novas técnicas.

Assim sendo, um dos objectivos estratégicos da instituição, foi criar um sistema de disseminação dos cursos, de forma a que qualquer profissional, de qualquer parte do mundo, possa aceder em função do seu ritmo, sem depender de uma hora previamente marcada. Pode, inclusivamente, marcar uma sessão de conversa com o tutor ou outros colegas para esclarecer determinadas matérias, que podem dizer respeito directamente à actividade profissional que desenvolve.

Os principais objectivos do projecto eram:

• Especificar as soluções necessárias à criação do Centro de Concepção, Desenvolvimento e Disseminação de Conteúdos (CCDDC);
• Especificar os principais processos associados à criação do CCDDC;
• Especificar os requisitos da infra-estrutura tecnológica associada;
• Especificar os requisitos associados ao desenvolvimento dos conteúdos;
• Definir as principais competências internas que seria necessário desenvolver para assegurar a sustentabilidade do negócio, nas áreas de produção, concepção e disseminação de conteúdos.

Tudo isto tinha como finalidade a instalação do CCDDC, envolvendo itens diversos, desde ferramentas, até à transferência de competências para dentro da organização. Concretamente, estavam aqui envolvidos aspectos como:

• A definição e organização da implementação do CCDDC;
• A formação necessária para a implementação do CCDDC;
• A constituição da equipa de concepção e disseminação de conteúdos;
• A formação para a equipa de implementação e para utilizadores chave;
• A instalação do CCDDC;
• O desenvolvimento e implementação de um curso piloto.

No final, os benefícios para a instituição deveriam traduzir-se na criação de novo negócio (universidade corporativa com possibilidades de pesquisar/analisar, organizar/disponibilizar conhecimento, educar/treinar, divulgar) dentro da instituição para promover, desenvolver e disseminar as técnicas específicas e diferenciadoras no sector da saúde criadas/praticadas pela instituição.

A escolha da Sinfic para a implementação da solução ficou a dever-se à sua experiência na área do e-learning. A Sinfic foi pioneira em Portugal de soluções de formação a distância e tem, ao longo dos últimos anos, apostado numa equipa integrada por profissionais especializados e vocacionados para o apoio às grandes e médias empresas. Nesse sentido, criou uma unidade estratégica de negócio totalmente vocacionada para a educação a distância e, em particular, para o e-learning.

A unidade de negócio e-Learning da Sinfic visa apoiar as entidades na análise das suas características específicas para, com base no enquadramento obtido, se proceder à definição, estruturação e implementação da solução de formação mais adequada à realidade de cada organização.

A Solução

Primeira fase: criação e instalação do CCDDC

O projecto de implementação do CCDDC processou-se em várias fases. Numa primeira fase foram considerados os momentos constitutivos para a criação e instalação do CCDDC. Em conformidade com o documento de definição de requisitos, o projecto foi constituído pelas seguintes acções:

• Software IntraLearn. Plataforma de disseminação e de gestão de conteúdos em ambiente de testes. Foi instalada uma versão do software LMS IntraLearn, que iria servir de base para os testes aos conteúdos criados com as ferramentas de edição e parametrização de conteúdos, que posteriormente seriam transferidos para a plataforma de produção.

• LCMS. Sistema de gestão de conteúdos de aprendizagem. Como repositório digital, o Learn eXact é um sistema de gestão de conteúdos de aprendizagem muito poderoso, que origina o rápido desenvolvimento de processos, indexação, gestão e armazenamento de conteúdos de e-learning.

• Learn eXact Packager. Para complementar o processo de gestão de conteúdos de aprendizagem, faltava uma ferramenta para a criação e montagem dos mesmos, de forma uniforme e de acordo com o protocolo standard vigente na indústria.

• Software de edição e tratamento de imagem e vídeo. Estas aplicações pertencem à categoria de software de suporte à criação e edição de conteúdos de aprendizagem. Nos diferentes discursos multimédia, estas são ferramentas de suporte à criação e edição de vídeo, imagem, som, animação e simulação (elementos determinantes para a criação de cursos e-learning).

• Instalação e parametrização do software. Todo o software instalado teve de sofrer a adaptação necessária para cumprir os objectivos a que se propunha, nomeadamente na arquitectura da solução, de forma a que a comunicação entre os componentes se tornasse totalmente transparente para os utilizadores, nas suas diferentes funções e durante todo o processo criação, desenvolvimento, parametrização e disseminação dos conteúdos.

• Constituição da equipa de concepção e disseminação de conteúdos. Foram criados vários cargos, como mostra a figura: coordenador de projectos educacionais multimédia, designer multimédia, técnico informático, técnico de áudio e vídeo para Web. FIGURA.

Estrutura organizacional da equipa
de concepção e disseminação de conteúdos.

• Formação à equipa de produção. Esta fase que diz respeito à transferência de competências através de acções de formação, por forma a garantir o conhecimento suficiente e necessário à utilização das ferramentas. Foram determinadas as seguintes áreas de formação: Instructional Design, IntraLearn (Learning Management System), Learn eXact (eXact Packager, eXact Lobster).

• Definição das tipologias de cursos. Em função do público alvo, das temáticas abrangidas e da especificidade dos conteúdos a realizar, definiram-se macro-domínios, designados por tipologias, independentemente de poderem ser aplicados a um conjunto de cursos. Estes constituem formas "puras", mas poderão ser combinados em função dos objectivos da formação.Estas tipologias, como mostra a figura, são a Auto-Aprendizagem (conceitos e processos), Aprendizagem Ancorada (casos clínicos - baseado em vídeo), Mentoring (assíncrono-síncrono).

Tipologias de cursos. Metodologia de referência: o Instructional Design, na perspectiva da constituição dos materiais interactivos multimédia
e do e-Learning em particular, passa pela análise, concepção, planificação e edição de um ciclo de actividades que, de um ponto
de vista macro, inclui a definição de objectivos (taxinomias), o modelo pedagógico, a sequência e estrutura de unidades, os principais métodos a serem usados em cada lição, o grupo de estruturas, a planificação
das actividades, a identificação e pertinência das tecnologias e o controlo e avaliação do sistema. Esta metodologia específica tem sido apontada como um dos elementos mais importantes no processo
de desenvolvimento de projectos de e-learning.

• Desenvolvimento e implementação de um curso piloto. Este item diz respeito ao apoio que a Sinfic prestou na construção de um recurso didáctico em formato e-learning, em conformidade com as especificações técnicas, as temáticas e as tipologias definidas.

• Gestão de projecto. A gestão de projecto foi assegurada pela equipa da Sinfic, de acordo com a metodologia que aplica nos projectos e que é baseada no PMBOK do PMI (Project Management Institute) - (para mais informação, consultar a Newsletter Sinfic Insight n.º 20).

Segunda fase: instalação e apoio no arranque da infra-estrutura de exploração

Nesta fase, explicitaram-se os momentos constitutivos para a constituição do Sistema de Gestão e Publicação de Formação Assíncrona. Em conformidade com o documento de definição de requisitos, esta etapa do projecto foi constituída pelas seguintes fases:

• Formação na utilização do LMS;
• Instalação e parametrização do software IntraLearn - plataforma de disseminação e gestão de conteúdos em ambiente de produção;
• Transferência dos cursos validados para o ambiente de produção.

O projecto, no seu contexto global, considera ainda as fases descritas a seguir, que até ao momento, nomeadamente por necessidade de estabilizar os processos de produção e disseminação, ainda não avançaram.

Terceira fase: implementação de uma solução de avaliação

A solução seleccionada foi o QuestionMark, um software específico para a criação e disponibilização de questionários, testes de aptidão, exames de conhecimento e recrutamento de pessoal. Podem-se efectuar avaliações e questionários a fim de determinar as atitudes e comportamentos dos colaboradores e quantificar o grau de satisfação do cliente.

Quarta fase: implementação de uma solução de live learning

A solução considerada foi o sistema de gestão e publicação de formação síncrona Learnlinc. Este software é uma aplicação de comunicações síncrona que permite, através da Internet, ou de uma intranet, recriar o ambiente de uma sala de aula ou de uma reunião. Esta aplicação permite que as organizações consigam ganhos significativos em termos produtividade, ao mesmo tempo que diminui, ou elimina, os gastos com deslocações. Trata-se de uma ferramenta de formação síncrona.

Arquitectura da solução.
(Clique na imagem para a ver em tamanho perceptível).