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O contexto
A Electro Atlântico
foi fundada em 1981 e tem como actividade
a distribuição de gás em garrafa.
Em 1991 foi adquirida pelos actuais
donos. A empresa tem uma concessão
de distribuição de gás da Galp Energia
numa área geográfica em Lisboa, efectuando
essa distribuição a revendedores e
directamente ao consumidor no seu
domicílio. A dimensão da empresa é
relativamente pequena (cerca de 16
pessoas), mas a actividade está voltada
essencialmente para o exterior, com
uma forte vertente de contacto com
os clientes (cerca de 15 000 a 16
000).
Em Agosto de 2005,
os responsáveis pela empresa resolveram
efectuar a migração para a solução
de ERP da Primavera Software, respondendo
às novas necessidades de expansão
do negócio (aumento de clientes).
Esta expansão também obrigou a pensar
na integração do ERP com uma componente
de mobilidade para a força de vendas,
no sentido de facilitar e melhorar
a actividade.
A necessidade
Dado tratar-se
de um mercado bastante competitivo
e de estar dependente dos preços do
petróleo, sofre várias variações de
preço por ano, sendo por isso necessário
elaborar tabelas em papel, com os
novos preços cada vez que aumenta
ou diminui o preço do gás engarrafado.
Isto era feito para cada carro de
distribuição.
Para além disto,
cada carro de distribuição fazia acompanhar-se
por uma lista em papel dos pontos
de venda (revendedores) onde tinha
de passar diariamente, para saber
qual a quantidade de garrafas que
necessitava, fornecendo-as no momento
e apontando na lista as quantidades
que eram vendidas e cobradas, para
posteriormente se proceder á sua facturação
na loja. Assim, as vendas a dinheiro
das mercadorias entregues e cobradas
- por exemplo hoje -eram entregues
apenas no dia seguinte.
Esta situação
obriga os distribuidores a levar consigo
todos os documentos contabilísticos
(vendas a dinheiro, facturas e cauções)
do dia anterior, e mais alguns de
outros dias que por qualquer razão
não tenham sido entregues, o que por
vezes se tornava um pouco confuso
e potenciava o extravio de documentos
e consequente conflito com os clientes
que recebem os seus comprovativos
de pagamento à posteriori.
Diariamente, são
recebidos pedidos de entrega de garrafas
para o próprio dia, o que obriga os
carros de distribuição, que estão
nas suas "voltas" - e portanto longe
da loja - a deslocarem-se à loja para
irem buscar as vendas a dinheiro,
a fim de as entregar junto com as
garrafas aos clientes de domicílio,
com a consequente perda de tempo,
desgaste das viaturas e consumo de
gasóleo.
No final do dia,
cada carro efectua a sua prestação
de contas, também manualmente, o que
demora algum tempo, dado obrigar à
conferência manual de todos os dados,
nomeadamente quem pagou e quem ficou
a dever, garrafas que não foram entregues
e passam para o dia seguinte, alteração
de vendas a dinheiro facturadas com
produtos ou quantidades diferentes
daquelas que foram pedidas pelos clientes,
etc. Também ao nível de preços o formato
electrónico proporcionado pelos terminais
facilita consideravelmente a correspondência
entre o tipo de cliente (cliente final
ou ponto de venda) e os respectivos
preços.
A solução
A solução implementada
pela Electro Atlântico é relativamente
simples em termos esquemáticos. A
gestão da empresa baseia-se numa solução
de ERP (solução integrada de gestão)
da Primavera Software, fornecida pela
INIS - Instituto de Formação e Serviços.
A força de vendas está depois equipada
com terminais Psion que permitem a
integração com a solução de ERP. O
fornecimento dos terminais e a integração
foram contratados à Sinfic.
Na prática, a
interligação entre os terminais e
o ERP também segue um esquema bastante
linear. Como referiu Paulo Jorge Santos,
sócio-gerente da Electro Atlântico,
os distribuidores têm autonomia para
facturarem os clientes no próprio
local da venda. Isto quer dizer que
os distribuidores têm a informação
de que precisam no terminal e uma
impressora, podendo processar a venda
e imprimir a venda a dinheiro/factura.
Os terminais têm
os dados dos clientes da área geográfica
coberta por cada carro de distribuição.
Esta informação é carregada diariamente
nas instalações da Electro Atlântico
antes da saída dos carros de distribuição
para as suas "voltas" no início do
dia. No final do dia, a informação
processada e recolhida pelos distribuidores
é descarregada novamente no sistema
central. A opção pelo carregamento/descarregamento
da informação em tempo real, recorrendo
a ligações móveis ao servidor da empresa,
foi colocada de lado, devido aos custos
inerentes às comunicações, segundo
Paulo Jorge Santos.
As vantagens
Ao optar por uma
solução electrónica de mobilidade,
a Electro Atlântico pretende reduzir
custos, poupar tempo, diminuir a burocracia,
melhorar a gestão da empresa, rentabilizar
os recursos e melhorar o serviço bem
como a sua imagem junto dos clientes.
- A redução de
custos tem a ver com as vertentes
operacional e estratégica. Os custos
operacionais são reduzidos, na medida
em que é mais barato transferir
informação de um sistema informático
para um terminal, do que imprimir
essa mesma informação em papel.
Os custos estratégicos têm a ver
com a maior exactidão da informação.
A informação errada gera decisões
menos boas e pode significar a perda
de clientes para a concorrência.
Por outro lado, os terminais móveis
permitem transferir a informação
directamente para o sistema central,
evitando a introdução manual da
mesma e a utilização de recursos
adicionais para efectuarem essa
tarefa.
- A poupança
de tempo é conseguida de várias
formas. Em primeiro lugar, o carregamento
dos preços de venda do gás em garrafa
para a revenda e para os clientes
finais bem como os dados dos clientes
nos terminais móveis é mais rápida
do que a impressão da mesma informação
em papel. Em segundo lugar, os vendedores
acedem muito mais rápida e facilmente
à informação nos terminais do que
em folhas de papel. Em terceiro
lugar, a informação recolhida pelos
vendedores (vendas, encomendas,
etc.) não precisa de ser carregada
posteriormente (de forma manual)
por outros empregados no sistema
central da empresa (isto também
permite diminuir os erros da informação),
uma vez que é descarregada directamente
do terminal para o sistema. Por
outro lado, e apenas a título de
exemplo, um dos tipos de dados carregados
pelos terminais, é o número de telefone,
que caso o cliente tenha a campainha
avariada permite ao distribuidor
alertá-lo da sua chegada, combinar
uma outra hora para a entrega, etc.
- A maior eficiência
na gestão da empresa deve-se ao
acréscimo de fiabilidade dos dados
(menos processos manuais implica
menos probabilidades de erros) e
à maior rapidez na disponibilização
da informação para os gestores (deixa
de ser necessário carregar a informação
manualmente).
- O trabalho
dos distribuidores é facilitado
pela utilização dos terminais, podendo
assim aceder muito mais rapidamente
à informação. Como esta informação
é carregada e descarregada no sistema
central diariamente, também não
têm que se preocupar com perda de
documentos de venda (vendas a dinheiro,
facturas e cauções), nem com a desactualização
da informação relativa aos clientes,
pois a informação é actualizada
diariamente e o terminal permite-lhe
efectuar a totalidade da venda no
cliente, emitindo toda a documentação
relativa à venda.
- Finalmente,
esta solução permite prestar um
melhor serviço ao cliente, respondendo
de imediato à satisfação das suas
encomendas, incluindo a entrega
da venda a dinheiro, factura e caução
no acto da entrega do produto (totalidade
da venda ao cliente), tendo por
base a facilidade de acesso à informação
do cliente, bem como uma maior transparência
e melhor imagem em todas as transacções
comerciais da empresa.
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