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Num
contexto onde a competição é permanente
e é exigido cada vez mais que o serviço
prestado seja rápido, competitivo
e eficaz, existe a necessidade de
recorrer a tecnologias que permitam
manter estas exigências do mercado.
A informação em tempo real é actualmente
a primeira preocupação para este tipo
de soluções a vários níveis:
- Rastreabilidade
das operações em curso;
- Estado das
expedições;
- Visualização
das provas de entrega;
- Verificação
do nível de stocks.
Para as empresas
que detêm uma frota de vendas significativa,
a capacidade de reposta em tempo útil,
assim como a precisão do serviço prestado,
são aspectos cruciais para o sucesso
do negócio. A realização diária de
centenas de processos manuais origina
a ocorrência de erros na introdução
de dados, dificuldades na execução
de encomendas, perdas de tempo e pouco
controlo das equipas comerciais.
A implementação
de um sistema de auto-venda permite
o acompanhamento da actividade comercial
em tempo real, transportando para
o exterior a actividade de vendas,
desde a encomenda, execução de facturas
e entrega de mercadorias, reduzindo
significativamente os erros de operações
e validando todos os dados dos clientes
e dos produtos, com a respectiva associação
à conta corrente.
Existem duas componentes
associadas a uma solução de auto-venda,
designadas por back-office e front-office.
O back-office tem uma componente que
reside nas instalações da empresa
onde se efectua a gestão do sistema,
integração de dados com outros sistemas,
comunicações e relatórios. O back-office
está concebido de acordo com uma filosofia
distribuída, o que permite, em instalações
de maior envergadura, que os componentes
(administração, base de dados, servidor
de comunicações) sejam instalados
em distintos equipamentos para uma
melhor distribuição de carga.
O back-office
é o componente intercalar no sistema,
que estabelece a ponte entre o ERP
(solução interada de gestão) e os
terminais móveis. É constituído pelo
módulo de administração e monitorização,
pela base de dados de suporte à aplicação
e pelo servidor de comunicações. Através
do back-office são realizadas as operações
de importação e exportação de dados
para os terminais móveis, bem como
a sincronização com o ERP. As diferentes
interfaces de dados são configurados
nesta aplicação.
Os procedimentos
de transferência são devidamente registados,
sendo possível a qualquer momento
visualizar os resultados de uma determinada
operação de transferência. Do mesmo
modo, é neste ponto que se mantêm
as tabelas de dados que não existem
no ERP, e é realizada a manutenção
de grupos de utilizadores e vendedores,
assim como a gestão dos respectivos
perfis e permissões. A gestão dos
terminais compreende a sua inicialização
e configuração, geração de cargas
totais ou parciais. A gestão de rotas
e licenças é igualmente realizada
pelo back-office.
O front-office
está implementado no terminal com
o conceito de início e fim de dia,
permitindo deste modo um controlo
da actividade do vendedor ao longo
da jornada de trabalho. Ao seleccionar
a rota atribuída, são mostrados os
clientes a visitar nesse dia. O vendedor
pode igualmente realizar prospecção,
tendo a possibilidade de criar novos
clientes. Ao visitar um cliente, pode
consultar os documentos pendentes
e efectuar cobranças dos mesmos, na
totalidade ou parcialmente. As cobranças
podem ser em cheque ou numerário,
que automaticamente geram uma lista
de depósito no fecho do dia.
Para as situações
em que as visitas sejam improdutivas,
deverá o vendedor indicar o motivo.
Estão disponíveis as funcionalidades
de encomenda, venda a dinheiro, venda
a crédito, devoluções, propostas,
entre outras. Em paralelo, é controlado
o plafond atribuído ao cliente. A
qualquer instante, o vendedor pode
consultar a ficha de produto que pode
conter uma imagem do mesmo, assim
como uma descrição detalhada. Todas
as operações que resultem na emissão
de um documento, dão origem à impressão
do mesmo na impressora que acompanha
o vendedor.
Em termos de base
instalada esta solução inclui os seguintes
componentes:
- Servidor de
Comunicações. Estabelece o ponto
de comunicação entre os terminais
e o back-office. Está desenhado
para suportar várias dezenas de
ligações em simultâneo, sendo a
sua administração e monitorização
efectuada na componente de gestão
do back-office. Utiliza o protocolo
de comunicações sobre TCP/IP, suporta
vários terminais em simultâneo e
os acessos processam-se via ActiveSync,
Ethernet, GSM, GPRS, Wireless 802.11.
Também é efectuado o registo de
todas as actividades de comunicações
e a transferência diferencial de
dados.
- Hardware. Mobile:
terminal com PocketPC 2002, PocketPC
2003 ou Windows CE.NET 4.2 e 64
MB RAM.
- Outros Dispositivos.
Impressoras: RS-232, IRDA, BlueTooth,
comunicações via GPRS, GSM, Rede
Fixa, LAN, Doca, Wireless 802.11,
Leitores de Código de Barras.
Objectivos
e funcionalidades de um sistema de
auto-venda
O sistema de
auto-venda permite informação sobre
rotas, stocks de viaturas, inventários,
encomendas, vendas a dinheiro, vendas
a crédito, conta corrente dos clientes,
cobranças, meios de pagamento, registo
de visitas, controlo de viaturas,
registo de despesas, compatibilidade
em comunicação (como IR, Bluetooth,
GPRS, modem, cabo), fecho do dia e
integração com outros sistemas.
Alguns dos principais
objectivos de um sistema de auto-venda
são os seguintes:
- Melhoria da
produtividade dos trabalhadores;
- Melhoria do
serviço prestado ao cliente;
- Informação
fiável de todos os trabalhos realizados
no terreno;
- Planeamento
de trabalhos a realizar, rotas de
clientes a visitar;
- Redução de
tarefas administrativas;
- Emissão de
documentos comprovativos das tarefas
efectuadas pelo trabalhador;
- Vendas a dinheiro,
facturas, encomendas, notas de serviço,
cobranças;
- Emissão de
mapas de resumo do dia de trabalho.
Quanto às funcionalidades,
um sistema de auto-venda deve disponibilizar
as que se seguem:
- Possibilidade
de conferir a encomenda;
- Gestão de rotas;
- Planeamento
de entregas;
- Confirmação
em tempo real da mercadoria;
- Entregas;
- Cobranças;
- Devoluções;
- Análise da
informação.
Benefícios
de um sistema de auto-venda
Evidentemente,
um sistema de auto-venda tem que se
traduzir em vantagens para as empresas
que o implementam e utilizam na sua
actividade. Entre essas vantagens,
podemos destacar:
- Melhoria da
actividade comercial;
- Eliminação
da duplicação de introdução de dados;
- Redução dos
custos operacionais;
- Diminuição
dos tempos de prestação de serviço;
- Melhoria da
qualidade de serviço;
- Acesso facilitado
à informação;
- Visibilidade
de toda a actividade comercial;
- Redução dos
tempos de operação;
- Prova de entrega;
- Redução da
carga administrativa;
- Integração
com o ERP (solução integrada de
gestão);
- Possibilidade
de impressão de diferentes documentos
em impressoras distintas;
- Inclusão de
especificidades usadas no sector;
- Possibilidades
de pesquisa de clientes;
- Conhecimento
da realidade e dos problemas das
empresas.
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