Software de Gestão Hoteleira

Hoje em dia, praticamente todas as instalações de software aplicacionais de Gestão Hoteleira baseiam-se em produtos standard, que são vendidos no mercado por empresas especializadas. Estes produtos são packages de software que permitem reduzir os custos de implementação e manutenção de software. Além disso, permitem aceder a um produto que está constantemente em evolução, incorporando as melhorias sugeridas pelo leque alargado de clientes e facilitando o aperfeiçoamento e progresso do software alinhado com as necessidades específicas do mercado.

Podemos distinguir dois tipos de software de gestão hoteleira:

• Packages verticais. Pacotes que são desenhados e desenvolvidos especificamente para suportar os processos típicos e específico de unidades hoteleiras - por exemplo, front-pffice, stocks e aprovisionamento de alimentação e bebidas, ou gestão de pontos de venda (POS).
• Packages horizontais. Não suportam processos específicos de gestão hoteleira, mas encontram-se em vários sectores e são utilizados por vários processos dentro de uma unidade de gestão hoteleira. Neste grupo estão os pacotes de Office (folha de cálculo, processamento de texto, etc.), e os softwares integrados de gestão (ERP) que possibilitam os lançamentos contabilísticos, controlo de conta correntes, processamento de salários, gestão de fornecedores, controlo de custos, orçamentação.

Algumas características importantes dos softwares de gestão hoteleira são as seguintes:

1. Simplicidade de utilização devendo permitir a utilização fácil e a assimilação rápida e intuitiva pelos utilizadores.

2. Flexibilidade de adaptação a cada unidade hoteleira, de acordo com as suas características, como por exemplo:

• Autorizações de acesso por empregado;
• Tipos e características de alojamentos (hotéis de cidade, resorts, aldeamentos, apartotéis);
• Agências, operadores e empresas;
• Tabelas de preços em diferentes divisas;
• Câmbios actualizados diariamente;
• Descontos e comissões;
• Diferentes modelos de facturas;
• Segmentos de análise para marketing;
• Tratamento diferenciado de clientes;
• Reservas tipo.

3. O front-office deverá estar orientado para o atendimento ao cliente, dando-lhe e prestando-lhe a maior atenção possível. As principais funcionalidades deverão ser:

• Reservas;
• Alterações;
• Clientes;
• Facturação;
• Check-in
• Check-out
• Rotinas diárias (lançamento de chamadas telefónicas, vendas e stocks).

4. Os terminais de ponto de venda executam essencialmente funções de facturação, ligando-se de forma integrada para o lançamento do valor das vendas nas contas dos clientes e no controlo de stocks.

5. A contabilidade de uma unidade hoteleira deverá estar integrada com as restantes funções operacionais, de forma a permitir uma gestão de risco centralizada e o controlo permanente das situações de crédito e de débito de clientes e fornecedores, bem como de processamento de salários, sendo a bússola da gestão da unidade hoteleira.