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Relações de compromisso

Diagnóstico de Necessidades de Formação: Uma Solução de Agilização


Se pensa que a formação é cara, experimente o custo da ignorância! Em qualquer empresa, os investimentos em capital ou em mudança de processos são cuidadosos e sistematicamente planeados. É também assim que os investimentos em capital humano, em formação, devem ser ponderados.

Numa organização de serviços, o principal activo são os conhecimentos, competências e capacidades dos colaboradores. As capacidades e o conhecimento que eles possuem são a matéria-prima da empresa: torna-se fundamental que esta matéria-prima esteja capacitada para enfrentar os sucessivos desafios que se lhe colocam.

De facto, o capital intelectual da maior parte das organizações é o que as diferencia das demais e o que agrega valor. É por isto que o desenvolvimento e a formação fazem parte da estratégia de qualquer organização que se quer competitiva no mercado.

A formação é um componente essencial da gestão dos recursos humanos numa organização. Como advoga Rui Canário, "através de uma estratégia global de formação, participada e interactiva, é possível construir uma visão partilhada do futuro da organização, das suas finalidades, dos meios de acção, dos valores que lhe estão subjacentes". Uma organização aprendente é aquela que antecipa e responde às mudanças.

Ciclo da formação

Segundo estudos recentes, a maior despesa nos programas de recursos humanos resulta do tempo gasto pelos colaboradores em programas de formação, no desenvolvimento de carreira e em actividades ligadas ao desenvolvimento da organização. Os custos e o tempo associados aos transportes e o tempo de ausência do posto de trabalho representam cerca de 90 por cento da totalidade dos custos atribuídos à formação. Os custos relativos à actividade de formação propriamente dita rondam seis por cento do custo total, enquanto que o desenho e desenvolvimento dos programas de formação se ficam por um ou dois por cento do total.

Torna-se evidente que o investimento feito em formação deve ser bem ponderado, deve ter em conta as reais necessidades dos colaboradores/organização, e não deve ser uma opção avulsa sem nenhum sentido estratégico. A aprendizagem dos colaboradores, bem como dos fornecedores e accionistas deve fazer parte da estratégia de desenvolvimento de toda a organização.

Podemos ilustrar o ciclo da formação englobando as quatro fases apresentadas na figura que se segue.

 
 

Ciclo da formação.

A identificação de necessidades de formação é uma fase essencial para que todo o ciclo formativo acrescente valor. Só com um diagnóstico bem alicerçado, com dados coerentes e bem fundamentados, é possível desenvolver planos de formação que vão de encontro às necessidades reais dos colaboradores. Só depois de conhecer essas necessidades é possível mobilizar os recursos necessários, de modo a dotar os colaboradores com as ferramentas necessárias para desenvolverem o seu trabalho melhor e com maior produtividade.

Fases do diagnóstico das necessidades de formação

Segundo a direcção geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT ), o diagnóstico de necessidades de formação consiste na detecção de carências, a nível individual e/ou colectivo, referentes a conhecimentos, capacidades e comportamentos, tendo em vista a elaboração de um plano de formação. Consiste numa exploração sistemática da situação organizacional, normalmente ligada à performance da organização nos seus diversos níveis de análise: o contexto e cultura da organização, o posto de trabalho e o nível individual.

Por sua vez, P. Bramley é de opinião que existem três níveis de análise de necessidades de formação:

  • A organização. Diz respeito às orientações estratégicas da organização. Qualquer alteração na estratégia da empresa só é efectivada se for comunicada aos colaboradores, o que pressupõe algum tipo de modificação na relação entre organização e trabalho.
  • O trabalho. Diz respeito aos requisitos do posto de trabalho. No fundo, responde à questão: quais os conhecimentos, o saber fazer e os comportamentos que o seu titular deve possuir e exercer? Se o colaborador não tiver as competências que o posto de trabalho requer, é necessário pensar a formação de modo a munir o colaborador das ferramentas e recursos que possibilitem executar o seu trabalho com sucesso.
  • A pessoa. Diz respeito às necessidades e expectativas de desenvolvimento pessoal e profissional do colaborador.

O primeiro passo num DNF (diagnóstico de necessidades de formação) destina-se a avaliar a performance da organização e dos respectivos colaboradores. Devem definir-se dois níveis de análise:

a) A situação actual. Deve determinar-se o estado actual de conhecimento, atitudes e competências dos colaboradores actuais ou futuros. Esta análise deve ter em conta os objectivos organizacionais, o clima e as condições internas e externas da organização.

b) A situação necessária/desejada. Identificam-se aqui as condições necessárias ou desejadas para o sucesso organizacional. Pode passar pela definição de requisitos ao nível do posto de trabalho dos colaboradores: os conhecimentos e competências necessários para desenvolver o trabalho com sucesso.

Qual é o estádio de conhecimento ou de proficiência de competências que precisamos para atingir os objectivos que nos propomos atingir, partindo das condições actuais? A diferença entre estas duas situações, a desejada e a actual, evidencia gaps que podem ser colmatados com o desenvolvimento de planos de formação adequados. É isto que se pretende com a definição destas duas situações.

Os vários métodos e técnicas utilizados no DNF

Para um bom DNF é necessário desenvolver instrumentos que permitam obter dados que possibilitem uma interpretação do estado das coisas, tanto da situação actual, como da situação desejada. Estes instrumentos devem ser construídos à medida, tendo em conta as características específicas do público alvo e de cada um dos níveis de análise: da organização, do posto de trabalho e das expectativas e necessidades sentidas por cada um dos visados.

No DNF devem ser recolhidos dados relativos aquilo que se pretende medir: os conhecimentos, atitudes e comportamentos. Há um conjunto de métodos que permitem fazer esta recolha, cada um com as suas vantagens e limitações. Os métodos mais habituais são os seguintes:

  • Observação;
  • Entrevistas;
  • Focus groups;
  • Inquéritos orais;
  • Dados existentes;
  • Questionários;
  • Testes.

Dependendo do tempo e de outras questões mais técnicas e logísticas, podem ser empregues diferentes métodos. É conveniente utilizar mais do que um método, de modo a possibilitar o cruzamento de dados e assim obter resultados mais fiáveis.

Questionmark Perception: uma solução para gestão de avaliações

O QuestionMark Perception contempla vários dos métodos referidos. O Perception é um software que suporta o processo de diagnóstico de necessidades de formação, já que possibilita o desenvolvimento de exames, testes e questionários.

Permite criar bancos de questões e posteriormente distribuir testes via intranet ou Web, dando feedback imediato ao utilizador depois de completar os testes, e reportando os resultados de várias formas. Inquéritos de satisfação, testes de conhecimentos, exames sobre diversos temas, como normas/legislação ou requisitos obrigatórios, são alguns dos usos que se podem dar a esta ferramenta. Os dados são armazenados, estando disponíveis para consulta futura, se necessário.

O Questionmark Perception facilita a avaliação de conhecimentos, atitudes e comportamentos, ao permitir a disseminação de testes/inquéritos/exames online. Tem também um papel importante na optimização de processos. Para além de economizar papel, os formadores são dispensados da tarefa de corrigir e classificar os testes. Por outro lado, os colaboradores apreciam o feedback instantâneo, já que lhes diz quais os temas com que estão menos familiarizados.

Tem ainda a vantagem de disponibilizar os testes/inquéritos/exames a qualquer hora e em qualquer lugar, tanto online, como offline, podendo a sua execução estar protegida com dados de acesso (nome de utilizador e palavra de passe), ou não. O processo de recolha e análise de dados é agilizado. Sendo as respostas armazenadas automaticamente, a recolha e tratamento de dados são imediatos.

O Perception dispõe de mais de 10 tipos de relatórios (diferentes modos de apresentação e análise dos resultados), desde a visualização dos resultados detalhados de um participante, até à análise detalhada sobre uma questão ou teste, passando ainda pela apresentação gráfica dos resultados do teste no total dos participantes, pela comparação de resultados de testes ou questões entre utilizadores, etc. Estes resultados podem ser disponibilizados para os responsáveis da formação que, com os dados relativos ao grau de domínio de determinado conhecimento, atitude ou comportamento, podem ser decisivos na definição e desenvolvimento do plano de formação.

No entanto, não fica por aqui a aplicação desta ferramenta no ciclo de formação. Também pode ser de muita utilidade nas fases de avaliação da formação, assim como nas actividades avaliativas da formação propriamente dita.

Luis Macedo, consultor na unidade estratégica de negócio e-Learning da Sinfic.

Produzido em 2008

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