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Relações de compromisso

Avaliação da Formação: Uma Constante Necessária


A crescente necessidade de implementação de formação de modo contínuo nas organizações, de um acompanhamento mais individualizado a cada um dos colaboradores, detectando as suas necessidades específicas e procurando colmatar as suas lacunas formativas, coloca um ênfase na actividade formativa que desenvolvem e na verificação da eficácia dessa actividade. O desenvolvimento de formação deve, por esta razão, ser encarado como um investimento e uma actividade estratégica das organizações, e não apenas como uma obrigação ou uma "ocupação" para os colaboradores.

Assim, tal como os restantes investimentos desenvolvidos pelas empresas, e como todas as decisões estratégicas que são tomadas e implementadas, tem que ser feito o seu planeamento, a informação dos intervenientes sobre o processo que compõe esta medida estratégica e a implementação deste investimento, e feito o respectivo acompanhamento ao longo de toda a implementação e no final do processo.

A implementação de formação só faz sentido se tiver sido preparado o contexto em que será aplicada, esse mesmo contexto tiver sido analisado, os actores que nele vão intervir, levantados objectivos estratégicos a que a formação vai dar resposta, e se após o seu desenvolvimento forem considerados indicadores e efectuadas medições. Estas medições deverão comparar o ponto de partida com o ponto de chegada e estabelecer diferenças, à partida de modo positivo.

É por isso necessário, para além de considerar a formação como uma medida estratégica da organização, considerar a avaliação da formação como um processo muito mais abrangente do que a mera avaliação da satisfação dos formandos e dos seus conhecimentos. De seguida são apontados alguns motivos para a implementação da avaliação da formação:

  • Possibilidade de medição do retorno de investimento;
  • Possibilidade de implementação de alterações a processos e modos de actuação da organização, com vista à sua melhoria;
  • Demonstração da necessidade de um acompanhamento próximo dos colaboradores pela apresentação dos resultados da formação;
  • Verificação da eficácia da estratégia adoptada na formação;
  • Recolha de informação para uma gestão mais eficiente das pessoas.

A avaliação da formação deverá, assim, ser aplicada em diferentes momentos, que não se restringem apenas ao momento final, como é hábito em algumas organizações. Para que seja encarada com seriedade e reconhecido o proveito da sua aplicação, a avaliação deve iniciar-se antes da implementação da formação, de modo contínuo ao longo de processo formativo e em diversos momentos após a conclusão da formação. Cada momento terá o seu objectivo distinto, diferentes intervenientes e diferentes instrumentos para aplicação. Há, assim, diversos aspectos a considerar na preparação da avaliação da formação:

  • Preparação da avaliação;
  • Momento de avaliação;
  • Instrumentos de avaliação;
  • Intervenientes da avaliação;
  • Níveis de avaliação;
  • Avaliação da avaliação.

A preparação da avaliação passa pelo estudo do contexto em que será aplicada, pela selecção dos instrumentos de avaliação, informação e contacto com os avaliadores, e estabelecimento de indicadores e métricas fiáveis, mensuráveis e exequíveis. Na verdade, trata-se da preparação de quase um projecto paralelo ao da própria formação, uma vez que este processo avaliativo se inicia no arranque da formação (em algumas situações, mesmo antes do arranque), se prolonga e manifesta de diferentes formas e em diferentes momentos ao longo da formação, e culmina com o encerramento da formação e a recolha de indicadores previamente definidos, análise de resultados e comparação com o ponto de arranque da formação.

Trata-se de comparar os resultados obtidos no projecto com os objectivos estabelecidos, verificar o proveito alcançado e determinar as alterações a implementar numa próxima implementação de um projecto semelhante. Quanto aos momentos de avaliação, podemos distinguir os seguintes:

a) Avaliação inicial ou diagnóstico

Este momento de avaliação é o primeiro de todo o processo formativo. Serve essencialmente para fornecer um elemento de orientação para os formandos, facilitando a detecção das dificuldades sentidas por eles próprios, e potenciando uma melhor concentração futuramente no decorrer da formação. Podendo, erradamente, ser encarado com um momento de avaliação de importância reduzida, o diagnóstico de conhecimentos dos formandos pode ser decisivo na condução que o formador vai dar à formação.

Quando não tenha havido um diagnóstico de necessidades rigoroso ou detalhado ou quando não exista, por exemplo, um perfil de competências previamente definido, a aplicação de uma avaliação de diagnóstico no arranque da formação permite ao formador conhecer o nível de conhecimentos dos formandos sobre o tema que irá leccionar, e deste modo direccionar as sessões de formação para onde se revelarem mais necessárias.

Poderá ainda, detectar que são necessárias actividades que não estariam preparadas à partida, ou detectar que existe um grande desfasamento de níveis de conhecimento na turma sobre o tema em causa e solucionar a situação com actividades em que os próprios formandos, de um modo colaborativo, transmitem conhecimentos e estabelecem um nivelamento mais regular.

b) Avaliação formativa ou contínua

A avaliação formativa é desenvolvida em sequência da avaliação de diagnóstico e tem como principal objectivo a verificação por parte dos formandos da evolução da sua aprendizagem. Consiste num conjunto de testes de avaliação contínua, e com base nos resultados obtidos, o formador poderá tomar decisões sobre a condução da formação.

Esta avaliação permite ainda avaliar até que ponto os formandos se encontram de facto envolvidos e motivados com a formação, o seu grau de interesse e de que forma progridem. Esta avaliação pode ou não ser considerada para contribuição da avaliação final, devendo esse facto ser comunicado e esclarecido aos formandos aquando do arranque da formação.

c) Avaliação sumativa ou final

Esta avaliação é o ponto último de avaliação dos conhecimentos dos formandos, sendo realizada no final da formação, e serve essencialmente para a detecção do progresso de aprendizagem dos formandos. É uma avaliação que incide de forma global sobre os conteúdos da formação e permite, portanto, avaliar também de que modo os métodos seleccionados pelo formador foram eficazes. Consoante o contexto e a finalidade da formação, este momento da avaliação final poderá servir ou não para atribuir um certificado.

d) Avaliação de prognóstico

Como já foi referido, a avaliação no âmbito da formação não termina com a conclusão da acção formativa. Deverá ser estabelecida uma estimativa das melhorias esperadas após a conclusão da formação, no que toca às competências e à qualidade do trabalho desenvolvido pelos colaboradores que nela participaram.

Perante os objectivos estabelecidos à partida, e que justificaram a execução da formação, dever-se-á, no final da implementação da mesma, fazer uma nova avaliação da exequibilidade de cumprimentos desses objectivos. Trata-se, assim, de uma previsão do impacto da formação.

e) Avaliação de impacto

A avaliação do impacto faz finalmente o apuramento das alterações que a implementação da formação realmente trouxe aos colaboradores que nela participaram. Trata-se, essencialmente, de apurar o impacto da aprendizagem na valorização humana e técnico-profissional dos formandos e no global da organização em que estão integrados. São procuradas alterações reais nos comportamentos e modos de trabalho dos formandos, ou até mesmo na organização como um todo.

Sendo, nos dias que correm, bastante comum falar-se de competências e capital intelectual, da avaliação das competências de um colaborador, da adequação do seu perfil de competências ao perfil funcional que o seu trabalho exige, é também cada vez mais importante a implementação e o rigor da avaliação de competências. Pode dizer-se que um formando adquire competências quando consegue transportar os conhecimentos adquiridos numa acção formativa para o seu contexto de trabalho.

A avaliação de competências torna-se deste modo necessária, uma vez que o facto de uma pessoa deter um saber não garante que o saiba aplicar, ou seja, que detenha a respectiva competência. Assim, uma avaliação da eficácia formação passa necessariamente pela avaliação das competências, ou seja, pela verificação da alteração de atitudes e modos de trabalho de colaboradores após a formação. Uma vez definidos os momentos de avaliação, importa saber o que avaliar. Neste âmbito, é bastante útil recorrer ao modelo amplamente divulgado de Kirkpatrick:

  • Primeiro nível - Avaliação da reacção. Os formandos gostaram da formação?
  • Segundo nível - Avaliação da aprendizagem. Os formandos adquiriram o conhecimento pretendido?
  • Terceiro nível - Avaliação de transferência/comportamento. São verificadas alterações no comportamento dos formandos no local de trabalho, após a formação?
  • Quarto nível - Avaliação dos resultados na organização. Verifica-se modificação dos resultados obtidos pela organização após a formação?
  • Quinto nível - Retorno do investimento (ROI). O investimento feito na formação deu retorno? Houve benefícios claros provenientes do desenvolvimento da formação?

Como se pode verificar, este modelo pode ser mapeado para os diferentes momentos de avaliação referidos anteriormente, levando a que, deste modo, cada momento de avaliação tenha os seus objectivos e propósitos distintos, requerendo diferentes intervenientes, instrumentos e enfoques. De ressalvar que é bastante difícil implementar, de um modo rigoroso e que permita a obtenção de resultados claros, os últimos dois níveis da avaliação do modelo de Kirkpatrick. Este facto prende-se com a dificuldade de individualização das causas/consequências que contribuem para o conjunto de resultados da organização, ou para a modificação de comportamentos por parte dos colaboradores.

Poder-se-á conseguir estimar em que medida a implementação de determinada acção formativa poderá ter contribuído para determinados resultados da empresa, embora seja normalmente muito difícil fazer uma distinção clara. Na recolha de métricas e indicadores, também é importante que sejam claros e difundidos por todos os intervenientes na formação, de forma a evitar ambiguidades ou dados distorcidos na avaliação. Daí ser tão importante o planeamento da avaliação e dedicar o tempo devido aos avaliadores.

O conjunto de intervenientes no processo de avaliação da formação, ao contrário do que se possa pensar, não se restringe ao gestor da formação, formador e formandos. Estes são os elementos mais próximos da sua execução, mas na verdade os gestores dos colaboradores que participam na formação e as chefias intermédias também são decisivos, quer para a eficácia da formação, quer para a avaliação da formação. Os gestores e responsáveis pelos formandos podem dar contributos muito valiosos na definição das necessidades de formação, na detecção de lacunas e, portanto, no estabelecimento claro de objectivos de formação, e dos resultados esperados com a intervenção formativa.

Por este motivo, os mesmos gestores serão decisivos na sensibilização dos formandos para a importância da formação, na mobilização dos recursos necessários para que esta aconteça e, posteriormente, para o incentivo à aplicação dos conhecimentos adquiridos por parte dos formandos nas suas actividades profissionais quotidianas. Do mesmo modo que serão quem melhor pode detectar e conhecer lacunas de formação, os gestores, estando logo à partida envolvidos no processo formativo e respectiva avaliação, serão dos elementos mais habilitados a verificar qual o impacto da formação na organização e nos resultados alcançados. Poderão, por isso, contribuir para melhorar a eficácia e eficiência da formação.

Com base na experiência, poderão detectar quais os aspectos a melhorar nas acções formativas, quais os aspectos a reforçar e, portanto, contribuir para o processo de melhoria contínua. Isto porque a avaliação da formação só faz sentido e só demonstra o seu retorno se aplicada de forma contínua e rigorosa. Para implementar a avaliação da formação, existem diversos instrumentos adequados a diferentes momentos e com diferentes vantagens:

a) Entrevistas, reuniões

Entrevistas entre gestor e colaborador, antes e após a formação, para diagnosticar a necessidade da formação, sensibilizar, motivar e posteriormente para aferir resultados, ouvir opiniões, fazer o levantamento de aspectos positivos e aspectos a melhorar noutras acções. Por se tratar de um contacto personalizado, há margem para desenvolver a conversa consoante os aspectos mais importantes a desenvolver.

As entrevistas e reuniões também são importantes entre os gestores de equipa e os gestores da formação, de forma a transmitir as necessidades de formação e aspectos específicos da sua preparação. Podem ainda ser desenvolvidas reuniões com o grupo de colaboradores que terá formação, de forma a clarificar os objectivos da mesma e, no final, para recolher feedback sobre a sua implementação. Estas reuniões poderão ter lugar entre um grupo mais alargado, que envolva os formandos, gestor de formação, e respectivas chefias.

b) Questionários

Os questionários são aplicados essencialmente ao longo da formação, aquando da avaliação da reacção, da avaliação de conhecimentos e da avaliação sumativa. Os questionários, por poderem adquirir formas muito diversas, por poderem ser de anónimos ou identificados, têm um âmbito de aplicação muito alargado, são muito versáteis e permitem a recolha de dados de uma forma mais rigorosa do que uma observação ou mesmo uma reunião.

c) Grelhas de observação

As grelhas de observação serão aplicadas essencialmente aquando da existência de formação de carácter técnico e após a formação, para verificação da aplicação dos conhecimentos adquiridos. São de particular importância quando é requerido um contacto directo com o terreno. Pode-se assim verificar que a formação e a avaliação são processos complementares e que só fazem sentido se executados em paralelo, uma vez que ambos têm como objectivo a melhoria contínua da organização.

Procura-se com a avaliação da formação que as medidas formativas aplicadas sejam consequentes e adequadas às necessidades e aos contextos específicos de aplicação de cada acção. Só desta forma serão alcançados resultados positivos, e para que estes resultados possam ser apurados, é necessária a avaliação. Com a implementação da avaliação, está aberto o espaço para a mudança e indicado o caminho para onde deve apontar essa mudança.

Sofia Mendes, consultora na unidade estratégica de negócio e-Learning da Sinfic.

 
Produzido em 2008

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